Greenleaf, ein führender Anbieter von Lösungen für urbane Landschaftsgestaltung, steht für Innovation und Nachhaltigkeit. Mit Sitz im Oberbergischen Land bedient das Unternehmen Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg. Doch mit wachsendem Erfolg sah sich Greenleaf vor neue Herausforderungen gestellt - insbesondere im Bereich des Angebotswesens.

Wie viele Bauzulieferer stand Greenleaf vor mehreren Herausforderungen im Angebotsprozess:

• Über 1.000 Preisanfragen müssen pro Monat bearbeitet werden
• Sortieren, Überblicken und rechtzeitiges Abgeben von Angeboten wird immer schwieriger
• Bearbeitung langer Leistungsverzeichnisse (LVs) im PDF-Format ist sehr zeitaufwendig
• Die Vielzahl an repetitiven Tätigkeiten belastet die Mitarbeiter:innen

Das diverse Team mit verschiedenen Produktkompetenzen brauchte eine Lösung, um effizienter arbeiten zu können und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Greenleaf entschied sich für den Einsatz von kinisto, der intelligenten Software zur Anfrageverwaltung und Angebotserstellung. Der neue Angebots-Workflow mit kinisto umfasst folgende Schritte:

1. Integration in den Workflow: Neuer Anfragen werden via Drag-&-Drop oder automatischer E-Mail-Weiterleitung in den kinisto-Ordner importiert - eine manuelle Ablage ist nicht mehr erforderlich.
2. Priorisierung mit Such- und Filterfunktionen: Anfragen werden anhand der automatisch erkannten Abgabetermine und Bauvorhaben sortiert und priorisiert.
3. Effiziente Aufgabenverteilung direkt in der Software: Mitarbeiter:innen können sich selbst Anfragen zur Bearbeitung zuweisen, was die Flexibilität im Team erhöht und Engpässe vermeidet.
4. Intelligente LV-Bearbeitung: kinisto erkennt automatisch relevante Positionen in den Leistungsverzeichnissen, was die manuelle Durchsicht erheblich reduziert.
5. KI-gestützte Produktvorschläge: Für jede LV-Position schlägt kinisto passende Produkte vor. Die Mitarbeiter:innen prüfen und passen diese Vorschläge bei Bedarf an, was besonders bei häufig angebotenen Produkten von Vorteil ist.

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase wurde kinisto vom Angebotsteam extrem positiv angenommen. Mitarbeiter:innen berichten, dass die Arbeit mit den Leistungsverzeichnis-Anfragen deutlich schneller und angenehmer geworden ist.

Ein besonderer Vorteil zeigte sich auch im Außendienst: Die Vertriebsmitarbeiter nutzen kinisto nun für Voranfragen mit umfangreichen LVs, was die Reaktionszeit deutlich verkürzt und die Kundenzufriedenheit steigert.

Die Einführung von kinisto hat den Angebotsprozess bei Greenleaf revolutioniert. Durch die signifikante Zeitersparnis, Reduzierung von Fehlerquellen und Entlastung der Mitarbeiter konnte Greenleaf seine Effizienz drastisch steigern. Die Software ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags geworden und unterstützt Greenleaf dabei, schneller und präziser auf Kundenanfragen zu reagieren. Dies stärkt nicht nur die Wettbewerbsposition des Unternehmens, sondern ermöglicht es auch, Ressourcen für Innovation und Kundenservice freizusetzen.

Mit kinisto hat Greenleaf einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung gemacht - eine Investition, die sich in kürzester Zeit ausgezahlt hat und das Unternehmen für zukünftige Herausforderungen im dynamischen Markt der urbanen Landschaftsgestaltung rüstet.