Angebote erstellen, Leistungsverzeichnisse bearbeiten – ein Prozess, der den Vertriebsinnendienst oft stark in Anspruch nimmt. Doch was wäre, wenn spezialisierte KI-Leistungsverzeichnis-Software viele Schritte übernehmen könnte? Unternehmen, die auf Innovation setzen, können die benötigte Zeit für die Angebotserstellung drastisch reduzieren und wertvolle Fachkräfte entlasten.

Leistungsverzeichnis bearbeiten - die Dauerbeschäftigung für wertvolle Fachkräfte?

So gut wie jeder Baustoffhersteller und -händler kennt es: Der Vertriebsinnendienst ist bei der Angebotserstellung einen signifikanten Teil der Zeit damit beschäftigt, Leistungsverzeichnisse zu bearbeiten. Als Grundlage für die Angebotserstellung im Bauwesen ist das Leistungsverzeichnis unerlässlich, es enthält Positionen zu allen bei einem Bauprojekt auszuführenden Leistungen.

Der Vertriebsinnendienst muss bei jeder Anfrage:

• Das Leistungsverzeichnis (zumeist seitenlange PDF) durchsehen und die relevanten Positionen heraussuchen
• Die Daten aus dem Leistungsverzeichnis in die Systeme übertragen
• Im Anschluss allen Leistungsverzeichnis-Positionen die entsprechenden Produkte zuordnen
• Das Angebot versenden

Ein sehr zeitaufwändiger Prozess bei der Angebotserstellung, der wertvolle (Fach-)Ressourcen bindet und damit bares Geld kostet.

Hintergrund: Diese Schritte waren in der Vergangenheit beim Leistungsverzeichnis Bearbeiten allein aufgrund der Komplexität schwer automatisierbar. Viele Software-Lösungen zum Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen scheiterten am PDF-Format (unterstützen nur GAEB) oder hatten Schwierigkeiten, bei der Vielzahl an möglichen Formulierungen im Leistungsverzeichnis die richtigen Produkte zuzuordnen.

Software als Assistent im Baustoffvertrieb

Mit der stetigen Weiterentwicklung von KI-Technologie eröffnen sich neue Möglichkeiten – Unternehmen, die eine spezialisierte Leistungsverzeichnis-Software nutzen, können die benötigte Zeit für das Leistungsverzeichnis Bearbeiten und die Erstellung von Angeboten oft mehr als halbieren.

Vertriebsfachkräfte müssen weniger manuelle Arbeitsschritte durchführen, haben einen besseren Überblick und können einfacher priorisieren. Im gesamten Prozess kann eine Leistungsverzeichnis-Software zur Automatisierung der Angebotserstellung die Mitarbeiter:innen massiv entlasten. Die Kern-Features:

Leistungsverzeichnis-Positionen erkennen

Mithilfe von künstlicher Intelligenz liest die Software das eingehende Leistungsverzeichnis aus (selbst lange PDFs) und erkennt, welche enthaltenen Positionen relevant sind. Die Daten müssen nicht mehr manuell herausgesucht oder abgetippt werden. Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, was sie am Leistungsverzeichnis bearbeiten sollten.

KI-Produktvorschläge für die Leistungsverzeichnis-Positionen

Intelligente Leistungsverzeichnis-Software schlägt dem Bearbeiter nun zu den einzelnen Positionen passende Produkte aus dem unternehmenseigenen Portfolio vor. Die Menge übernimmt das Programm ebenfalls direkt aus dem Leistungsverzeichnis. Mitarbeiter:innen können also schnell die Vorschläge prüfen, statt selbst lange zu suchen. Und: Die Software lernt immer mehr dazu. Mit jedem fertigen Angebot, das mit der Leistungsverzeichnis-Software erstellt wurde, werden die Vorschläge präziser.

Anfrageverwaltung leicht gemacht

Eine Leistungsverzeichnis-Software bietet darüber hinaus viele Features, die die Verwaltung von Anfragen und Angebotserstellung im ganzen stark vereinfachen. So erkennt die Software zum Beispiel nicht nur die Leistungsverzeichnis-Positionen, sondern auch Basis-Daten, wie Bauvorhaben und Abgabefristen.

In der Anfrageübersicht können Mitarbeiter:innen schnell filtern, priorisieren und per Klick alle Anfragedetails einsehen. Sobald das Leistungsverzeichnis fertig bearbeitet ist, werden die Angebotsdaten direkt ans Folgesystem (in der Regel das ERP) übergeben.

Wann lohnt sich der Einsatz einer KI-Leistungsverzeichnis-Software?

Eine Leistungsverzeichnis-Software zur Automatisierung der Angebotserstellung kann die Mitarbeiter:innen massiv entlasten, insbesondere wenn viele Anfragen eingehen.

• Bearbeitet der Vertrieb mehrere hundert oder sogar mehrere tausend Anfragen im Jahr, ist eine Automatisierung des Prozesses ein großer Hebel.
• Das gilt natürlich ebenfalls, wenn die Bearbeitung von Anfragen besonders zeitintensiv ist – dann kann der Einsatz einer Leistungsverzeichnis-Software sich sogar schon bei geringerem Anfragevolumen lohnen.
• Kann der Vertrieb die Menge an eingehenden Anfragen kaum bewältigen und/oder gibt oft Angebote verspätet ab, ist das ebenfalls ein Indikator dafür, dass der Einsatz einer spezialisierten Software lohnt.

Für Unternehmen, die aktuell einen hohen Aufwand in der Angebotserstellung verzeichnen, ist die frühzeitige Implementierung einer Automatisierungslösung, wie einer Leistungsverzeichnis-Software, eine wertvolle Chance, sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Die Leistungsverzeichnis-Software kinisto

kinisto ist die KI-basierte Leistungsverzeichnis-Software zur Automatisierung der Angebotserstellung speziell für Baustoffhersteller und -händler. Mit der intelligenten Software lassen sich Anfragen viel schneller bearbeiten, besser priorisieren und komfortabler verwalten. kinisto unterstützt den Vertriebsinnendienst im gesamten Angebotsprozess.